Systemy PIM

Co to jest PIM?

PIM to skrót od Product Information Management, co oznacza: zarządzanie informacją produktową. System PIM realizowany jest w postaci aplikacji biznesowej opartej zwykle na obiektowej bazie danych, która centralizuje i usprawnia tworzenie i rozszerzanie spójnej, ale zlokalizowanej na wiele języków informacji produktowej w różnych kanałach. Zawsze ostatecznym celem systemu PIM jest posiadanie jednego źródła informacji o produkcie dla wielu różnorodnych zastosowań. To miejsce będące „jednym źródłem prawdy” (tzw. Golden Record) rozpowszechnia informację produktową bez ponownego ręcznego wprowadzania jej do innych systemów IT. Oczywiście nie każda baza danych zawierająca część informacji produktowych, może być od razu nazwana systemem PIM. Nie chodzi w tym wszystkim o samą nazwę, ale na przykład o takie aspekty jak: możliwość przechowywania wszystkich rodzajów danych produktowych, realizację funkcji zapewniających wysoką jakość informacji czy wygodę i szybkość pracy.


Między innymi z tych powodów próby rozszerzenia zadań systemu ERP o zarządzanie informacją produktową nie przynoszą dobrych rezultatów. System PIM niejako wyręcza system ERP w zadaniach do których nie został pierwotnie stworzony. Przyjmuje się zwykle następujące kryterium określające, które informacje mają być przechowywane w każdym z systemów. Informacje podstawowe, logistyczne oraz transakcyjne to domena dla aplikacji ERP. Z kolei informacje wolno zmienne, takie jak atrybuty produktu (np. dane techniczne), opisy marketingowe, pliki multimedialne, referencje obiektowe (np. akcesoria) oraz tłumaczenia tych danych to już królestwo systemu PIM. Choć nie jest to do końca precyzyjne i w zaawansowanych realizacjach widać różnice, to PIM można określić jako produktowy Master Data Management.

Główne funkcje

Korzyści

Dla kogo

Producenci

Wybór właściwego systemu nie jest zadaniem trywialnym. W swoim portfolio posiadamy wdrożenia zarówno systemów opartych na komercyjnej licencji, jak i z licencją open source. W zależności od posiadanego przez klienta budżetu, wymaganej technologii realizacji czy oferowanych dodatkowych funkcjonalności zaproponujemy najlepsze rozwiązanie. A zdobyte doświadczenie przy wdrożeniu największej w Polsce liczby systemów PIM zagwarantuje Państwu z naszej strony wiarygodne usługi konsultingowe. Bliska współpraca z naszymi partnerami daje nam i naszym klientom cenne wsparcie w realizacji trudnych projektów. Równie ważny jest stały transfer aktualnej wiedzy i doświadczeń zdobywanych w obszarze niemieckojęzycznym, który niewątpliwie jest rynkiem najbardziej dojrzałym i z największą liczbą wdrożeń systemów PIM.

Rozwiązania komercyjne

Rozwiązania open source

Główne funkcje

Import

Dla mniejszych realizacji system PIM może być miejscem, gdzie po raz pierwszy tworzona jest informacja o produkcie. W pozostałych przypadkach zachodzi potrzeba importu danych z zewnętrznych źródeł danych. Najczęściej realizuje się to poprzez źródła plikowe (CSV, XLS czy XML) lub usługi internetowe (web services). Przychodzące dane są mapowane do własnych struktur danych, a następnie transformowane do wymaganej postaci.

Funkcja importu jest szczególnie ważnym ogniwem workflow dla firm będących Dystrybutorami. System PIM może być wówczas rozszerzony o funkcję Portalu Dostawców (Supplier Portal), przenoszącego na Dostawców obowiązek wprowadzenie i aktualizacji informacji produktowych. Obniża to koszty zarządzaniami informacją, skraca czas „Time to Market” i podnosi jakość przekazywanych do klienta informacji.

Konsolidacja

W idealnym świecie produkt powinien posiadać jeden prawidłowy opis. Co przekłada się, że w systemie powinien być zdefiniowany wyłącznie jeden raz. Jednak na przestrzeni czasu w skutek pracy wielu osób, a także przy imporcie danych z wielu źródeł i od wielu dostawców może zajść sytuacja, że pojawią się zduplikowane dane, co przekłada się na nadmiarowość danych lub wręcz ich niespójność. Niezbędne staje się wówczas oczyszczanie i konsolidacja danych (Data Cleaning).

Procesy oczyszczania mogą zachodzić automatycznie według wcześniej zdefiniowanych reguł i algorytmów. Ale może to być wykonane za sprawą szybkiego wyszukiwania i filtrowania informacji, które ułatwia użytkownikowi odnalezienie i poprawę błędnych lub zbędnych informacji.

Wzbogacanie

Po zaimportowaniu danych podstawowych (najczęściej z aplikacji ERP) przychodzi czas na opisanie produktu kompletnym zestawem informacji. Dział marketingu wprowadza opisy i zalety produktu. Osoby z działu technicznego bądź menadżerowie produktu uzupełniają techniczne lub specyficzne atrybuty dla danego wykonania.

Przyporządkowywane są pliki multimedialne (zdjęcia główne, wariantów i dodatkowe, zdjęcia realizacji, rysunki wymiarów, filmy wideo, itd.) oraz inne pliki (np. dokumenty PDF, certyfikaty, atesty, pliki CAD).

Każdy z produktów jest klasyfikowany i następnie umieszczany w drzewiastej strukturze, z możliwością umieszczenia w wielu miejscach jednocześnie (brak redundancji). Nie ma praktycznie żadnych ograniczeń w tworzeniu dowolnie złożonych struktur, tak aby najlepiej odzwierciedlały ofertę produktową przedsiębiorstwa.

Na koniec pomiędzy produktami tworzone są relacje. Mogą nimi być informacje o akcesoriach, elementach zestawów, produktach podobnych czy wykorzystywane w platformach e commerce połączenia Up-sell.

Zarządzanie atrybutami to jeden z ważniejszych elementów systemu PIM. Wbudowane są mechanizmy przyporządkowania różnych atrybutów do różnych grup produktowych czy różnych typów obiektów. Szczególnie użyteczne są mechanizmy dziedziczenia wartości atrybutów i masowej edycji dużych ilości danych.

Tłumaczenie

Jednym z wyzwań stojącym przed przedsiębiorstwem działającym w globalnej gospodarce jest dostarczenie klientowi informacji o produkcie w jego własnym języku. Dostarczanie zagranicznym klientom informacji wyłącznie w języku angielskim już na starcie niesamowicie utrudnia międzynarodową ekspansję. Przy szerokiej ofercie i zwykle złożonych opisach oznacza to, że dla firm chcących wyjść poza własny lokalny rynek, wymagany będzie ogromny nakład prac nad tłumaczeniami.

Wychodząc naprzeciw tym problemom systemy PIM są wyposażane w niezwykle rozbudowane narzędzia wspierające procesy tłumaczeniowe. Wszystkie dane mogą być w pełni wielojęzyczne. Opisy, nazwy, atrybuty, wartości i listy wartości (słowniki), jednostki, ale także pliki graficzne mogą być lokalizowane.

Również osoby tłumaczące otrzymują wsparcie ze strony systemu PIM. Jest nim mechanizm pamięci tłumaczeniowej – Translation Memory. Ale jest to także automatyczny eksport i import z wykorzystaniem formatów XLIFF czy XLS. Można także zdefiniować zadanie workflow przesyłające do tłumacza informacje wymagające jego weryfikacji, bądź wprowadzenia nowego tłumaczenia.

Kontrola

Ostatnim etapem przed publikacją danych jest kontrola danych. Proces kontroli może być realizowany na różnych poziomach. Może to być kontrola poprawności wprowadzanych danych (liczba, waluta, zgodność z wzorcem REGEX). Sprawdzane jest, czy wypełnione są pola obowiązkowe. Zbudować można reguły zależnych od siebie atrybutów (jeśli A, to B).

Dodatkowo w oparciu o prawa dostępu chronione są dane wrażliwe i tylko upoważnione grupy użytkowników mogą mieć do nich dostęp. Na podstawie zaś historii zmian wartości każdego z atrybutów, ustalenie źródła błędu nie nastręcza żadnych trudności.

Publikacja

Na sam koniec kompletne i poprawne dane przekazywane są do publikacji w różnych kanałach. Nie ma żadnych ograniczeń w tym zakresie i tylko od zapotrzebowania zależy, gdzie będą one wykorzystane. Eksportowane dane mogę być w formacie pliku CSV, XML, ale także mogą być udostępnione przez web services. Proces wymiany danych może zachodzić synchronicznie lub asynchronicznie. Użyty może być standard ETL lub szyna danych ESB. Wszystko zależy od konkretnej realizacji.

Bez względu na to, czy dane posłużą do automatycznej produkcji drukowanego katalogu, zasilenia platformy B2C czy B2B, to system PIM spełni swoje zadanie i dostarczy najwyższej jakości informacje o produkcie!

Korzyści

Krótszy Time to Market

Szacowany na 10% krótszy czas wprowadzania nowego produktu na rynek. Wartość ta może być jeszcze większa jeśli dotyczy to rynków zagranicznych.

Zwiększenie asortymentu

Efektywne zarządzanie informacją pozwala zwiększać gamę oferowanych produktów i uzyskać efekt „long tail”. Pojedyncze niszowe produkty sprzedawane są może w niewielkich ilościach, ale za to z dużo wyższymi marżami, niż produkty najszybciej rotujące.

Spójność danych w każdym kanale publikacji

Koncepcja jednego źródła gwarantuje, że dane prezentowane zarówno w drukowanym katalogu, kartach produktowych PDF, serwisie internetowym, systemie e commerce we wszystkich używanych językach będą zawsze spójne.

Większa kontrola publikowanych treści

Szybki przegląd wprowadzonych informacji, mechanizmy kontrolujące kompletność danych i zgodność z zadanymi wymaganiami ułatwiają kontrolę przekazywanych do klienta informacji. Użycie statusów cyklu życia informacji o produkcie wspierają użytkownika w pracy nad publikowaniem informacji produktowych.

Większa sprzedaż, wyższy współczynnik konwersji

Bogaty opis produktu, kompletność i wysoka jakość prezentowanych informacji w sklepie internetowym wpływa nie tylko na lepsze SEO, ale także na decyzje kupującego, który dobrze poinformowany czuje się „bezpieczniej” i chętniej dokonuje zakupu. Termin „Content marketing” w najbliższym czasie będzie nabierał niewątpliwie coraz większego znaczenia.

Niższe koszty

Pierwsza oszczędność pojawia się, kiedy zamiast wielokrotnie dane wprowadzane są tylko raz do jednego systemu. Po drugie dane z PIM jako posiadające określoną strukturę mogą być bazą do automatyzacji składu DTP katalogów produktowych i innych publikacji. Kolejne oszczędności dostrzeże Dział Handlowy. Dobrze poinformowany klient nie będzie dzwonił z pytaniami do BOK, a dokonując świadomego zakupu będzie miał mniej powodów do dokonania zwrotu zakupionego produktu.

Dla kogo

Kiedy przedsiębiorstwo powinno rozważyć wdrożenie systemu Product Information Management? Aby ułatwić podjęcie decyzji poniżej przedstawione zostały kryteria mogące skłaniać ku temu. Spełnienie któregoś z nich, a tym bardziej więcej niż jednego, powinno być impulsem do podjęcia dalszych działań.

Duża liczba produktów

Pojęcie to niewątpliwie jest względne. Dla produktów posiadających prostą charakterystykę duża liczba produktów oznaczać będzie 2000 SKU. Ale już dla produktów ze złożonym opisem, w dodatku mocno różniących się pomiędzy sobą właściwościami wartość 500 SKU może być wartością progową. Oferowana gama produktów powyżej 5000 SKU jest sygnałem do podjęcia natychmiastowych działań.

Więcej niż jeden kanał publikacji

Wiele lat temu głównym kanałem komunikacji z klientem były drukowane publikacje. Dzisiaj nie mniej (lub nawet bardziej) ważne są produktowe serwisy internetowe, platformy B2C, B2B. Dochodzą do tego aplikacje mobilne, dokumenty PDF czy e-katalogi BMEcat. Publikowanie informacji produktowych w więcej niż jednym medium przy tradycyjnym podejściu oznacza konieczność wprowadzania danych do dwóch i więcej systemów. Znakomicie wydłuża to proces wprowadzania nowych produktów na rynek, generuje dodatkowe koszty, a przede wszystkim jest źródłem wielu pomyłek. Efektem tego są nieaktualne, błędne i niespójne informacje. A każde kolejne medium tylko potęguje skalę problemów.

Złożony opis

Opis produktu, jego nazwa i zdjęcie nie są już dzisiaj wystarczające w wielu sytuacjach. Produkty mogą posiadać złożone charakterystyki technicznie. Opis złożony z kilkunastu lub wręcz kilkudziesięciu atrybutów nie jest wcale rzadkością. Całkowita liczba wszystkich wymaganych atrybutów może dochodzić nawet do kilkuset. W opisie produktu może być wymagana prezentacja powiązań z innymi produktami, czy to w postaci akcesoriów, części zamiennych, elementów rozszerzających funkcjonalność, czy po prostu produktów podobnych. A do podjęcia decyzji o zakupie może skłonić klienta dopiero przedstawienie dodatkowych ujęć produktu lub ciekawego filmu wideo z przykładowym zastosowaniem.

Produkty posiadają wiele wariantów

Oferowane produkty występują w wielu wariantach. Wcale nie musi to być tylko 1 parametr. Branży technicznej nie są obce sytuacje, kiedy sposób zamawiania produktu wymaga podania kilku parametrów. Generuje to czasami kilkaset różnych możliwych wykonań tego samego produktu. W sytuacji takiej najlepszym narzędziem będą konfiguratory produktów, które sprawdzą się świetnie przy zamawianiu skojarzonych i pasujących wg zadanych parametrów dodatków akcesoriów.

Kraje / Języki

Działalność przedsiębiorstwa na zagranicznych rynkach wymaga dostarczenia informacji do klienta w jego własnym języku. Zastosowanie maszynowego tłumaczenia może być co najwyżej chwilowym substytutem. Lokalizowanie wszystkich treści wymagać będzie solidnego wsparcia odpowiednich narzędzi, skrócenia czasu pełnego tłumaczenia do akceptowalnego poziomu, umożliwiającego równoległe publikowanie w 20 i więcej krajach. Wszystkie te działania powinny być przy tym wykonane jak najmniejszym nakładem kosztów. Niewątpliwie system PIM będzie najlepszym z możliwych narzędzi predysponowanych do tego zadania.

Wielu użytkowników

Duże przedsiębiorstwa posiadają zwykle szeroką kadrę osób pracujących z informacją produktową. Wszyscy muszą mieć możliwość jednoczesnego wglądu do informacji o produkcie, możliwość jej edycji lub pobrania. Nie każda z grup użytkowników powinna mieć przy tym wgląd do wszystkich informacji, co powinny regulować prawa dostępu. Dla bardzo dużych przedsiębiorstw, w tym globalnych koncernów pojawia się konieczność centralnego dostępu do informacji produktowych z wielu różnych lokalizacji na wielu kontynentach.

Automatyzacja składu DTP

Drukowane publikacje to wciąż ważny sposób na dotarcie do klienta i jego obsługę. Kilkusetstronicowe katalogi produktów, wydawane nierzadko w wielu językach, wymagają jednak innego podejścia niż tradycyjny skład strona po stronie. Konieczne jest wykorzystanie narzędzi automatyzujących. Aby było to możliwe, bez względu na to jakie narzędzie jest wykorzystywane, niezbędne jest dostarczenie wysokiej jakości informacji produktowych, posiadających wysoki stopień strukturyzacji i zawierających kompletny materiał graficzny. System PIM dostarczy takie dane.

Wymagana obsługa zewnętrznych klasyfikacji

Coraz częściej partnerzy biznesowi wymagają dostarczenia e-katalogów (nie mylić z plikiem PDF, czy stroną www) w postaci zgodnej z obowiązującym w branży standardem przemysłowym. Nośnikiem tych danych będzie zazwyczaj plik XML zapisany w standardzie BMEcat. W zależności od branży może on zawierać wewnątrz klasyfikację ETIM, eCl@ss, Datanorm, ProfiClass, UNSPSC. Do realizacji tego zadania można oczywiście użyć dedykowanego narzędzia, ale oznacza to znowu wprowadzanie danych do kolejnego systemu IT. A tego chcemy przecież uniknąć.